安星數字系統:高效“合同管理” ,將風險降到最低

客戶介紹:深圳市安星數字系統有限公司是專注于光電系統在安防夜視領域和雷達通信領域智能應用的一家高新技術企業。主要從事數字精密轉臺、無人機反制系統、激光夜視攝像機、紅外熱成像攝像機和相關配套產品的研發、生產和銷售。公司成立于2004年,注冊資本1000萬,先后獲得了多項國家專利、國家級高新技術企業、國家雙軟企業認證等證書,并通過了ISO9001質量管理體系認證。

合作背景:“安星數字系統”經濟往來眾多,業務量龐雜,企業的對外合作,合同貫穿始終,作為合作的基礎和重要憑證,“合同管理”的重要性不言而喻,尤其是在面對多種不同合同類型,大量合同累計的情況下,如果還仍然采取傳統模式的”“人工存檔”、“人工查找”的方式,在處理難度、安全度、精準度上都會大打折扣。員工每天都在把大部分時間消耗在重復、低效的枯燥工作中,而且還容易頻頻出錯,造成員工情緒大,工作不容易開展,且存在很大可能造成“合同丟失”、“合同損壞”,都將直接影響公司的經濟利益。

豪妇荡乳1一5的“應用中心”是一款可以自主搭建個性化的管理系統的平臺,用戶可以按照自己的需求來搭建任意屬于自己專屬的“管理系統”,可以實現各個業務環節數據的互通,整體綜合的數據統計分析。

“應用中心”強大之處是,
高度自定義:“自定義自己專屬的、滿足任意需求的、個性化的管理系統”。
關聯一切:“關聯任意業務環節、任意表與表、流程與流程之間數據”。
高度系統化:“打造完整的、系統的管理模塊,整合、關聯多個業務環節,用報表和圖表從全公司層面、高角度分析數據”。

解決方案:

1 “建立完備的數據檔案”—— 方便信息留存歸檔,方便日常維護、查詢做整體分析,其他業務環節可以實時調取“基礎數據檔案”

為每份合同做好備份和留存,是“合同管理”中很重要的一個環節,合同信息直接關系企業的經濟利益,不允許在操作過程中有任何遺漏、丟失等異常情況出現,為保證數據的安全性、有效性、真實性,“應用中心”的完全自定義表單,可以建立一張“合同檔案”表,負責來錄入、維護合同整體信息,并且“合同管理”中的其他業務環節,可以實時調取“合同檔案”中的合同信息,其他業務環節也可以實時自動更新“合同檔案”中的信息。 與“合同檔案”類似,我們同樣可以給每位客戶建立完備的“客戶檔案”,為每一位客戶指定專屬的標識,來方便我們識別、查詢整體分析,客戶分布情況、客戶來源情況、客戶與公司來往情況。

2 “合同簽訂”—— 實時更新“合同檔案”,調取“客戶檔案”,整體查看合同簽訂進度、收款情況、結算情況

“合同簽訂”表單,可以實時關聯“合同檔案”表,“合同簽訂”成功之后,會自動在“合同檔案”中新增一份合同,無需手動添加,自動備份合同檔案;“合同簽訂”表單,可以實時關聯“客戶檔案”表,在填寫“合同簽訂”表時,可以實時調取對應客戶信息,自動顯示無需手動填寫;“合同簽訂”表可以整體查看“合同簽訂”進度、“收款情況”、“結算情況” “應用中心”的表單,可以實現任意表單間的數據關聯,當我們填寫“合同簽訂”表單時,可以實時關聯“客戶編號庫”表中的“客戶信息”,“合同基礎信息”自動調取“客戶檔案”中的客戶名稱,自動顯示客戶編號,提高填表效率,保證數據的準確性。 “簽訂合同”的簽訂信息,需要填寫“合同清單”,以明確銷售合同規定的供貨清單,“合同清單”以列表方式展示,可以一次性填寫多行、多個供貨產品,并且能更加直觀得查看到各個供貨產品的詳細情況。 合同簽訂成功之后,接下來就應該具體執行合同規定的內容,合同規定供貨產品,會形成發貨清單提供給合同方,合同規定的合同金額,進行分批次收款,還要定期就行合同結算,“合同發貨”、“合同收款”、“合同結算”等環節一旦執行了就會自動更新“合同簽訂”和“合同檔案”,把相應的數據回寫回去,方便我們更加整體得查看“合同檔案”和“簽訂合同”中的每一份合同,可以看到合同的進度情況,更加整體的信息。

3 “合同發貨”—— 合同簽訂完成,自動生成“合同發貨”單據,自動更新“簽訂合同”和“合同檔案”

合同簽訂成功之后,會自動在“合同發貨”表里,自動生成對應數量的“合同發貨單據”,無需執行人去“新建”,執行人只需進入對應單據修改對應內容,并且修改了對應內容之后,又會把修改內容自動更新到“簽訂合同”和“合同檔案”中。

4 “合同收款”—— 分批次收款,自動更新“簽訂合同”和“合同檔案”

“合同收款”可以實現分批次,多次收款,并且完成一次收款,可以實時更新“簽訂合同”表和“合同檔案”表中對應合同的收款數據。自動計算“已到賬金額”、“未收款金額”、“未開票金額”。關聯“合同發貨”表,在“合同收款”時,可以隨時查看“發貨清單”詳情。

5 “合同結算”—— 定期進行財務結算,自動更新“簽訂合同”和“合同檔案”

“合同管理”中最重要的一個環節,就是進行定期進行財務結算,每個結算日都要清算截止目前為止,是否完成收款、收款多少、欠款多少等等,需要對合同進度用金額的形式展示出來。“應用中心”搭建的“合同結算”可以實時調取“簽訂合同”中的合同數據,自動顯示無需手動輸入,對應合同結算完成,又會把結算數據回寫到“簽訂合同”和“合同檔案”。

6 “合同數據分析”—— 三種不同報表,抓取各環節業務數據,多角度可視化分析合同數據