安星數字系統:高效任務安排,實時更新任務進度

客戶介紹:深圳市安星數字系統有限公司是專注于光電系統在安防夜視領域和雷達通信領域智能應用的一家高新技術企業。主要從事數字精密轉臺、無人機反制系統、激光夜視攝像機、紅外熱成像攝像機和相關配套產品的研發、生產和銷售。公司成立于2004年,注冊資本1000萬,先后獲得了多項國家專利、國家級高新技術企業、國家雙軟企業認證等證書,并通過了ISO9001質量管理體系認證。

合作背景:“安星數字系統”是典型的高新技術企業,公司大部分是技術研發人員,“研發管理”是業內公認的最難管理的團隊,是中國絕大多數企業認為最頭疼的事情。之前,“安星數字系統”的“任務管理”還是采用比較原始的工作方式,部門經理在筆記本上統計后,口頭下達任務,中間隔三差五召開會議討論并聽取匯報。原始的工作方式,缺乏數據和信息依據,員工容易找到借口;工作透明度不夠,缺乏互相監督和計劃性,其他領導也不易知道工作進度,導致員工比較盲從,不知道要做什么,不知道正在干的工作的目的是什么,需要怎么做、什么標準最符合公司的意向,心中沒有公司總的藍本,所以迫切需要能有一個滿足個性化需求的信息系統來引導。

豪妇荡乳1一5的“應用中心”是一款可以自主搭建個性化的管理系統的平臺,用戶可以按照自己的需求來搭建任意屬于自己專屬的“管理系統”,可以實現各個業務環節數據的互通,整體綜合的數據統計分析。

“應用中心”強大之處是,
高度自定義:“自定義自己專屬的、滿足任意需求的、個性化的管理系統”。
關聯一切:“關聯任意業務環節、任意表與表、流程與流程之間數據”。
高度系統化:“打造完整的、系統的管理模塊,整合、關聯多個業務環節,用報表和圖表從全公司層面、高角度分析數據”。

解決方案:

1 “常規任務管理”—— 信息明確高效下達任務,實時反饋任務進度

“安星數字系統”日常的工作中有很多基礎的組織學習、組織培訓,或者日常瑣事的事務,往往這樣的龐雜的、凌亂的工作事務很容易造成工作亂序,“應用中心”創建的表單可以實現工作任務的指定、工作要求的規范,并且智能判斷任務的狀態和進度,“流程中心”強大的流程引擎可以讓常規任務管理運轉起來更加快速、高效。

亮點(1):常規任務發布,制定任務要求、挑戰成果、生成執行人員,自定義任務期限

任務發布”是由布置人員來填寫規定任務的一些具體事項,來規范任務要求,“應用中心”列表控件可以一次性展示多項任務要求;并且可以規定一些“挑戰成果”,顧名思義就是超額完成任務要求的標準也是需求及時明確的;接下來就是規定具體的執行人、執行期限等。

亮點(2):執行人完成任務后,填寫執行確認信息,自動更新該項任務的任務進度

該項任務在“任務發布”時,“任務狀態”字段顯示的是空,因為任務沒有被執行人確認。執行人在填寫“執行確認信息”時:當執行人選擇了“承接任務”之后,該項任務的“任務狀態”自動顯示為“進行中”;當執行人選擇了“拒絕任務”,該項任務的“任務狀態”自動顯示為“拒絕”;當執行人選擇了“未確認”,該項任務的“任務狀態”自動顯示為“發布中”

亮點(3):監督檢查人員填寫“完成結果”,關聯任務發布時“限定日期,”根據“完成結果”實時更新“合格日期”

執行人確認是否接受任務之后,自動更新任務狀態。之后,“合格日期”需要做智能判斷,關聯“任務發布”時的“限定日期,”根據“完成結果”填寫的內容,實時自動計算出“合格日期”,如果是“合格”或者“挑戰合格”(超額完成)時,“合格日期”自動顯示當前日期;如果是“不合格”或者“未檢查”,“合格日期”在當前日期基礎上自動累加一個月作為“合格日期”

注:當前日期為:2018-08-07

注:當前日期為:2018-08-07

亮點(4):根據“最終驗收”結果,再次實時更新“任務狀態”,自動計算任務激勵得分

“監督檢查”人員填寫“完成結果”之后,需要最終驗收人員,填寫“最終驗收”結果,如果“最終驗收”=“同意”,則“任務狀態”更新為“已完成”;如果“最終驗收”=“不同意”,則“任務狀態”更新為“進行中”;如果“最終驗收”=“未驗收”,則“任務狀態”更新為“進行中”。

亮點(5):關聯“任務發布”時的“限定日期”、關聯“驗收歸檔”的“合同日期”,通過復雜判斷自動計算“合計得分”

最終“驗收歸檔”填寫完“最終驗收”結果之后,還要自動計算出該項任務的“積分獎勵”,最終獲得的積分,是根據“限定日期”、“合格日期”兩個時間之差來表示是否在規定期限內完成的,這是兩種不同的積分的計算方法,同時還要考慮“最終驗收”結果是否同意,這又是兩種不同的計算方法,多種情況下的排列組合,計算公式非常復雜,“應用中心”的函數公式用簡單的IF判斷語句就可以很好的處理。

2 “研發任務管理”—— 信息明確高效下達任務,實時反饋任務進度

“研發任務管理”是“安星數字系統”的核心業務,研發團隊是業務公認的最有難度的團隊,如何讓更加方便得讓各研發組人員清晰明確得知道任務的目標、任務的核心,如何讓研發進度、研發結果能做到隨時監控、隨時查看分析結果,如何能讓研發人員更加有動力高效得執行各項任務,是管理的核心目標。“應用中心”可以將“研發任務管理”變得更加簡單、智能、數據化、關聯個人員執行情況、直觀展現任務進度和任務結果。

亮點(1):研發任務分解,明確各人員職責和時間節點,建立完善任務檔案

研發任務需要分解成若干個小任務,明確各個小任務的負責人和時間節點,并且規定好若任務完成之后給予的積分獎勵。研發任務分解表同時作為任務檔案表,用來統計每項任務完備的相關信息、展示任務的狀態、任務進度和任務結果,方便隨時查看任務的具體安排事項,保留任務信息利于追溯。

研發任務分解表(研發項目統計表)

亮點(2):建立任務編號庫,每個研發小任務自動分配一個任務編號,方便追蹤查詢

亮點(3):研發任務分解之后,自動生成若干個對應的小任務,自動分配給執行人

上面我們說到了研發任務的分解表(同時作為任務統計表),任務分解之后會自動生成對應的若干個小任務,自動把分解填寫的任務內容、任務要求展示給對應的執行人,自動在“分配后個人任務”里創建相應數量的單據,執行人只需要在此基礎上進行修改或添加其任務執行情況即可,并且自動生成的執行任務單據,只能自己看到自己的任務單據,高度保密,提高了任務和執行效率,讓辦公更加智能。

自動在“分配后個人任務”生成三個小任務的單據,并且自己只能看到自己的任務

亮點(4):自動生的小任務分解單據,自動顯示對應的任務信息;并且執行人填寫完任務進度、執行信息之后,自動更新“研發任務分解表”(任務檔案、任務統計)

最終“驗收歸檔”填寫完“最終驗收”結果之后,還要自動計算出該項任務的“積分獎勵”,最終獲得的積分,是根據“限定日期”、“合格日期”兩個時間之差來表示是否在規定期限內完成的,這是兩種不同的積分的計算方法,同時還要考慮“最終驗收”結果是否同意,這又是兩種不同的計算方法,多種情況下的排列組合,計算公式非常復雜,“應用中心”的函數公式用簡單的IF判斷語句就可以很好的處理。

亮點(5):“研發任務分解表”(任務檔案、任務統計)不僅僅可以看到每項小任務的任務狀態,點擊“查看”還可以看到每項小任務的詳細、具體信息

“研發任務分解表”的作用是進行任務分解,同時也可以把它看作為任務檔案、任務統計表,執行人填寫完了執行情況,可以自動更新“研發任務分解表”的任務狀態、任務進度。在“研發任務分解表”中的進度管理中,可以直接看到每個小任務的進度情況,如果想要查看每個小任務具體的執行情況,可以點擊“查看”。

亮點(6):在“分配后個人任務表”(小任務執行)中同樣也可以隨時查看大項目的整體、完備信息

每個小任務的負責人執行反饋具體的任務進度、任務情況時,如果想要查看大項目的更加詳細、完備的信息,同樣也是可以點擊“分配后個人任務表”中的“項目規劃表”字段的“查看”按鈕,就可以鏈接到對應的“研發任務分解表”(任務檔案、任務統計)的對應單據。